Przestrzeganie najważniejszych zasad przeprowadzania inwentaryzacji pomoże przeprowadzić cały spis z natury sprawnie i bez błędów. Na jego przebieg wpływa mają również konieczne narzędzia takie jak:

• Sprzęt komputerowy
• Drukarki kodów kreskowych
• Etykiety samoprzylepne
• Skanery kodów kreskowych bezprzewodowe lub kolektory danych
• Etykiety i tagi radiowe RFID
• Czytniki RFID
• Oprogramowanie do inwentaryzacji
• Harmonogram inwentaryzacji
• Wyznaczenie majątku podlegającego inwentaryzacji

^{Przykładowy zestaw do inwentaryzacji sprzedawany przez firmę PWSK.}

Określenie składu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych.

• Wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej
• Przeszkolenie osób biorących udział w inwentaryzacji
• Spis z natury – arkusz inwentaryzacji (komputerowo, skanerami kodu kreskowego, kolektorami danych z czytnikami kodu kreskowego lub RFID)
• Opracowanie wyników
• Wydruk arkuszy różnic inwentaryzacyjnych i spisu z natury
• Likwidacja zniszczonych środków trwałych, wyposażenia i towarów

Art.26 Ustawy o Rachunkowości mówi, że prace inwentaryzacyjne mogą rozpocząć się już 1 października i potrwać do dnia 15 stycznia następnego roku.

Inwentaryzację należy także wykonać w przypadkach:

• Zmian użytkownika majątku lub na jego żądanie
• W sytuacjach losowych jak pożar, kradzież, itp…
• Na wniosek urzędu skarbowego, sądu, prokuratury

Inwentaryzację najlepiej wykonać na ostatni dzień miesiąca, co ułatwi uzgodnienia z księgowością.

Harmonogram prac inwentaryzacyjnych określa terminy, sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji, a także osoby biorące w niej udział i będące za nią odpowiedzialne. Ustalony wcześniej harmonogram zapewni wykonanie terminowej inwentaryzacji w wyznaczonym ustawą czasie.

W skład zespołu spisowego nie mogą wchodzić osoby odpowiedzialne za spisywany majątek oraz rozliczające go księgowo. Należy wybrać osoby dysponujące wiedzą na temat inwentaryzowanych przedmiotów.

Spis z natury rozbija się na poszczególne zespoły spisowe przydzielając im zadane pole spisowe zgodne z zakresem odpowiedzialności za dany majątek jednej osoby.

Przed przystąpieniem do inwentaryzacji wszystkie środki trwałe, wyposażenie, towary należy uporządkować, pogrupować i sprawdzić ich oznakowanie.

Każdy ze składników majątku powinien być czytelnie i trwale oznakowany, najlepiej za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych, kodów kreskowych lub znaczników zbliżeniowych RFID. Będzie to podstawą ich prawidłowej i szybkiej identyfikacji podczas spisu z natury.

Dokumenty inwentaryzacyjne:

• zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
• oświadczenia osób odpowiedzialnych o zgodności stanu ich majątku,
• arkusze spisu z natury
• wykaz niedoborów i nadwyżek
• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych
• podsumowanie inwentaryzacji