Szkolenie z inwentaryzacji - co powinno objąć?

Inwentaryzacja wydaje się bardzo prostym zajęciem. Wystarczy nakleić etykiety, a potem tylko je zeskanować czytnikiem. I faktycznie w większości przypadków tak jest. Starczy się jedynie dobrze przygotować poprzez poznanie sprawdzonych schematów działania.
Najlepiej sięgnąć też po porady praktyka — zazwyczaj w formie szkolenia. To najlepszy sposób na rozpoczęcie inwentaryzacji.

1. Szkolenie z inwentaryzacji pod okiem specjalisty

Szkolenie personelu nie tylko ułatwia szybki i bezproblemowy start z oprogramowaniem oraz sprzętem do inwentaryzacji. Wiedza ta przyda się w przyszłych inwenturach, znacznie je skracając.

Podczas szkolenia z inwentaryzacji członkowie komisji poznają w przyjaznych warunkach możliwości oprogramowania. Niedociągnięcia i początkowe założenia korygują pod okiem doświadczonego wdrożeniowca.

Szczegółowo omawia on poszczególne kroki inwentaryzacji, co trzeba w nich zrobić i dlaczego. Jakie sytuacje typowe i nietypowe mogą wystąpić podczas inwentaryzacji i w jaki sposób mają sobie z nimi poradzić.

Zaleca się, aby w pierwszej kolejności przeszkolić zespół nadzorujący całą inwentaryzację i ustalić dokładną instrukcję postępowania dla poszczególnych zespołów spisowych. W drugim etapie albo wdrożeniowiec, albo sama osoba odpowiedzialna szkoli wszystkie zespoły spisowe.

Praktyczny test wiedzy i umiejętności powinien zwieńczyć szkolenie, tak aby zweryfikować umiejętność sporządzania rzetelnego spisu z natury.

Dzięki kompleksowemu poznaniu oprogramowania na koniec inwentaryzacji od razu powstaną dodatkowe spisy sprzętu uszkodzonego, wymagającego naprawy lub wymiany na nowy. Dwie pieczenie na jednym ogniu.

2. Cenne informacje dla zarządu i komisji

Osoba wdrażająca może pomóc skorygować szablon etykiet samoprzylepnych z kodem kreskowym. Pomóc zaplanować tak zwane drzewie lokalizacji majątku. Czyli rozplanowanie wszystkich spisywanych pomieszczeń na przejrzystym odczycie.

Wdrożeniowiec może ustawić odpowiednie parametry konfiguracyjne ściśle pod potrzeby i wymagania danej placówki/firmy. Przykładowo sposób przeniesienia danych z systemu księgowego (np. SAP) tak, aby przenieść wszystkie potrzebne informacje bez utraty żadnych danych.

Dzięki temu komisja inwentaryzacyjna i zespoły spisowe mają ułatwioną pracę. Główna księgowa i Zarząd z kolei dostaną przydatne informacje o stanie majątku ich firmy.

Każde szkolenie najlepiej zakończyć krótkim testem sprawdzającym praktyczne przyswojenie umiejętności i nawyki inwentaryzacyjne. Dobrze przygotowana ekipa inwentaryzacyjna przeprowadzi ją rzetelnie i szybko.

Podsumowanie

Spis z natury mamy za sobą. Teraz zarząd stoi przed wyzwaniem, jak wykorzystać cenne informacje o kondycji swojego zakładu. Również o jego zdolności do wykonywania zadań. Jednak nim to nastąpi, potrzebny jest jeszcze szereg czynności od wdrożeniowca.