Szybka inwentaryzacja w urzędzie jest możliwa!
Do gąszczu procedur, z którymi wiążę się inwentaryzacja w urzędzie miasta, dochodzi kwestia ilości i rozłożenia aktywów na poszczególne pomieszczenia i budynki oraz ilość osób odpowiedzialnych za liczenie środków trwałych. Jak więc znakować, a potem zliczać majątek, by zrobić to szybko i sprawnie?
Współczesność wymusza na miastach i gminach rywalizację rynkową. Dokładnie na tych samych zasadach jak to ma miejsce od lat w biznesie. Dobrze zarządzane miasto czy gmina ma większą szansę, by przyciągnąć inwestorów. A za tym idzie zwiększenie przychodów w budżecie!
Czy urzędnicy są skazani na żmudną pracę przy inwentaryzacji?
W największym skrócie: nie.
W procesie inwentaryzacyjnym przychodzą urzędnikom na odsiecz nowoczesne technologie.
Dzięki wykorzystaniu specjalistycznego programu komputerowego, kodów kreskowych, etykiet i chipów RFID, mogą zaoszczędzić nawet 90% czasu.
Etykiety kodów kreskowych i tagi RFID zapewniają błyskawiczny odczyt numerów inwentarzowych niemożliwy do uzyskania tradycyjnymi metodami. Odczytane w ten sposób numery inwentarzowe trafiają z czytnika do oprogramowania komputerowego do inwentaryzacji. W ten sposób unikamy żmudnego przepisywania arkuszy inwentaryzacyjnych do Excela. Otrzymujemy gotowe wydruki stanów po inwentaryzacji i różnic inwentaryzacyjnych potrzebne do rozliczeń finansowo-księgowych – mówi Jacek Krywult, Prezes PWSK.
Nowoczesnym wyborem podczas automatyzacji procesu inwentaryzacji w urzędzie gminy lub miasta jest znakowanie majątku etykietami RFID. Sposób działania technologii RFID jest prosty: na przedmiotu naklejone są specjalne etykiety nadawczo-odbiorcze, czyli właśnie tagi lub znaczniki, które zawierają zakodowany numer inwentarzowy. Zapis i odczyt danych odbywa się z pomocą fal radiowych przy użyciu czytnika RFID
Przyszłość ewidencji w urzędzie miasta? RFID i czytnik mobilny!
Istnieje tak wielka różnorodność tagów RFID, że praktycznie można nimi oznakować wszystkie środki trwałe podczas inwentaryzacji w urzędach. I co ważne — oznaczenie jest unikalne i nie do podrobienia.
Wdrożenie programu do szybkiej inwentaryzacji w urzędzie daje też możliwość połączenia w jednym systemie tradycyjnych numerów inwentarzowych, etykiet kodów kreskowych i technologii RFID.
Taka automatyzacja znacznie ułatwia pracę urzędników, a w konsekwencji podnosi wydajność całej jednostki administracyjnej. Informatyzacja to też mniej stresu dla urzędników, a szczęśliwy urzędnik przekłada się na kompetentnie i miło obsłużonego petenta. Tak więc i tutaj nowe technologie przysługują się nam wszystkim – podsumowuje Jacek Krywult.
