Jak przeprowadzić inwentaryzację w instytucjach kultury oraz w OSiR-ach?
Zgodnie z wymogami prawem, inwentaryzacja instytucji kultury i ośrodków sportowych musi odbywać się w określonych terminach. Wiąże się to z uciążliwym nakładem dodatkowej pracy. Na szczęście istnieją sposoby na jej usprawnienie i skrócenie czasu trwania, dzięki czemu inwentaryzacja nie będzie uciążliwym obowiązkiem.
W tym artykule przedstawimy kluczowe wymogi inwentaryzacji miejskich i gminnych OSiR-ów oraz instytucji kultury oraz zaprezentujemy rozwiązania, które przyspieszą jej przebieg.
Cele inwentaryzacji w Instytucjach Kultury i OSiR
Czyli dokładne określenie posiadanych środków trwałych i elementów wyposażenia.
Uzgodnienie zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym majątku.
Rozliczenie osób odpowiedzialnych, którym powierzono opiekę nad firmowym majątkiem.
Określenie, czy poszczególne składniki majątku nadają się do dalszego użytkowania.
Redukcja wydatków na utrzymanie zbędnych środków trwałych.
Kontrola poprawności wykorzystania majątku i zapobieganie jego niewłaściwemu zagospodarowaniu.
Dzięki rzetelnie przeprowadzonej inwentaryzacji instytucje zyskują cenną wiedzę o posiadanym majątku, co umożliwia lepsze zarządzanie nim, zarządzanie budżetem na zakupy i obniżenie kosztów jego utrzymania.
Jak przeprowadzić inwentaryzację w instytucji kultury i sportu? Przebieg krok po kroku
Każda inwentaryzacja opiera się ona na szczegółowych instrukcjach, które określają zasady i etapy przeprowadzania spisu z natury.
- Określa wytyczne prac inwentaryzacyjnych.
- Ustala terminy poszczególnych etapów i całej inwentaryzacji.
- Często określa cele inwentaryzacji.
- Wskazuje osoby odpowiedzialne za przygotowanie i rozliczenie inwentaryzacji.
- Precyzuje metody inwentaryzacji.
Etapy inwentaryzacji
Etap 1 - Przygotowanie inwentaryzacji
Pierwszym krokiem inwentaryzacji w ośrodkach kultury i sportu jest etap przygotowawczy. Obejmuje on wydanie zarządzenia (dokument, który określa zasady i cele inwentaryzacji) utworzenie komisji spisowej.
W jej skład wchodzą osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie spisu z natury. W mniejszych placówkach (zatrudniających poniżej 10 osób) inwentaryzację może przeprowadzić jedna osoba – komisarz spisowy.
Przygotowanie ewidencji majątku: lista wszystkich składników majątku podlegających inwentaryzacji.
Opracowanie arkuszy spisowych: formularze służące do dokumentowania wyników spisu z natury.
Jeśli środki trwałe do tej pory nie były oznaczone, to również ustalenie sposobu oznaczenia środków trwałych etykietami inwentaryzacyjnymi.
Etap 2 - Inwentaryzacja właściwa
Po starannym przygotowaniu rozpoczyna się kluczowy etap – etap inwentaryzacji właściwej. Obejmuje on czynności, których celem jest dokładne zinwentaryzowanie całego majątku instytucji.
Etap 3 - Rozliczenie inwentaryzacji
1
Księgowość ustala łączną wartość wszystkich zinwentaryzowanych składników majątku. Do tego celu wykorzystuje się dane z arkuszy spisowych lub zestawienia zinwentaryzowanego majątku
2
Sprawozdanie powinno zawierać informacje o przebiegu inwentaryzacji, stwierdzonych niezgodnościach, podjętych działaniach korygujących oraz wnioskach na przyszłość. Wnioski te mogą dotyczyć np. usprawnienia procedur inwentaryzacyjnych, lepszego zabezpieczenia majątku lub optymalizacji zarządzania zasobami.
Nowoczesne narzędzia usprawnijące inwentaryzację
Inwentaryzacja nie musi być wcale trudna, długotrwała i żmudna. Dostępne są rozwiązania, które ją ułatwiają.
Etykiety z kodami kreskowymi – pozwalają na szybką i jednoznaczną identyfikację każdego środka trwałego czy wyposażenia. Zaletą dobrze dobranych etykiet jest ich trwałość i odporność na zużycie. Naklejasz raz – masz spokój na nawet kilkanaście lat.
Znaczniki RFID – to alternatywa dla kodów kreskowych. Jeszcze trwalsze, jeszcze wygodniejsze w użyciu, ale też droższe. Ich przewagą nad kodami kreskowymi jest fakt, że skanowanie jest zbliżeniowe, nie trzeba się np. schylać pod stół, aby zeskanować etykietę.
Skaner, kolektor danych lub mobilny inwentaryzator – dzięki nim inwentaryzacja przebiega dużo szybciej, bez konieczności ręcznego odczytywania i interpretowania informacji zawartych na etykietach. Urządzenia te automatycznie odczytują informacje z kodów kreskowych lub znaczników RFID znajdujących się na etykietach i wpisują w program inwentaryzacyjny.
Program do inwentaryzacji – to kluczowe narzędzie, które obecnie stało się standardem w przeprowadzaniu inwentaryzacji. Umożliwia automatyczne wprowadzanie i przetwarzanie kartotek inwentarzowych i arkuszy spisowych, co skraca czas potrzebny na weryfikację różnic oraz automatycznie generuje wydruki. Nie ma już konieczności ręcznego sporządzania obliczeń i raportów inwentaryzacyjnych oraz bardzo żmudnego uzgadniania wyników inwentaryzacji.
Korzystanie z powyższych rozwiązań zapewnia, że inwentaryzacja w każdej instytucji kulturalnej lub ośrodku sportowym będzie przebiegać znacznie sprawniej niż dotychczas. Dzięki nim oszczędzasz nie tylko czas, ale także masz pewność, że wymogi ustawowe dotyczące rozliczenia majątku będą spełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.
