Jak przebiegała inwentaryzacja sprzętu medycznego w szpitalu wojewódzkim i dlaczego jest to takie ważne?

Instytucje publiczne, takie jak szpitale czy większe ośrodki zdrowia, duży nacisk kładą na spis aparatury medycznej. Tutaj też pojawiło się wyzwanie dla naszej firmy, która na co dzień działa w obszarze służby zdrowia, dostarczając profesjonalne narzędzia do inwentaryzacji środków trwałych oraz wyposażenia takiej placówki. Współpraca z służbą zdrowia wymaga od nas specjalnego podejścia, a także elastycznego dopasowania programu do oczekiwań klienta.

Punkt wyjścia, czyli stan zastany

Uprzednio inwentaryzacja aparatury medycznej w szpitalu  odbywała się za pomocą tradycyjnych papierowych kartotek, które były prowadzone ręcznie. Dużą wadą tego rozwiązania była mała dostępność spisu sprzętu medycznego, a przede wszystkim brak regularnej aktualizacji stanu inwentarza. To mogło powodować wiele błędów i znacznie utrudniać zarówno prace personelu szpitala, jak i zarządzanie zasobami materialnymi placówki.

W celu usprawnienia pracy szpitala należało zastosować kilka działań:

1. Stworzyć nowe oznakowanie aparatury medycznej w szpitalu.
2. Ponownie spisać cały sprzęt.
3. Spis wzbogacić o informacje na temat dokładnej lokalizacji i stanu technicznego narzędzi medycznych.

Oznakowanie środków trwałych

Podczas pierwszego etapu, czyli oznakowania sprzętu medycznego, zastosowano nowoczesne znaczniki RFID UHF.
To rozwiązanie pozwoliło przede wszystkim na uzyskanie bardzo trwałego oraz odpornego na eksploatację sposobu oznakowania, która umożliwia szybkie zlokalizowanie oraz prostą inwentaryzację majątku. Nie bez znaczenia był również fakt, że znacznik w łatwy sposób można było dobrać do oklejanej powierzchni, dzięki czemu jest on znacznie trwalszy. Takie rozwiązanie pozwala również na realną kontrolę terminów kalibracji sprzętu oraz śledzenia jego stanu technicznego na bieżąco.

Inwentaryzacja sprzętu medycznego w szpitalu

Spisywanie aparatury medycznej polegało na wprowadzaniu  sprzętu do systemu Szybka inwentaryzacja. Pozycje były wpisywane wraz z nazwą, numerem inwentarzowym, numerem fabrycznym lub seryjnym oraz parametrami technicznymi. Dodatkowo sporządzono dokumentację fotograficzną każdego elementu aparatury medycznej, który następnie został oznakowany zakodowaną etykietą RFID.
Efektem zwieńczającym prace był raport z inwentaryzacji, znalazły się tam informacje na temat sprzętu, a także jego podział na pokoje wraz z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi za niego.

Inwentaryzacja sprzętu medycznego – uzyskane rezultaty

Na chwilę obecną proces inwentaryzacji aparatury medycznej w szpitalu wojewódzkim został usystematyzowany. Każdy sprzęt musi zostać wpisany do systemowej kartoteki wraz z nazwą, numerem inwentarzowym, seryjnym lub fabrycznym. Następnie należy zakodować etykietę RFID i oznaczyć nią sprzęt, wpisując go na stan szpitala wraz z przeznaczeniem do użytkowania w konkretnym miejscu np. laboratorium, sali lub oddziale.

Cel najważniejszy- osiągnięty!!!! Dzięki tej procedurze możliwe jest bieżące kontrolowanie stanu aparatury medycznej w szpitalu.

Inwentaryzacja sprzętu medycznego – wykorzystanie RFID

Przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą przenośnego kolektora danych wyposażonego w czytnik RFID to szybki i skuteczny sposób.

Duże znaczenie dla sprawnego funkcjonowania szpitala ma również fakt, że sprzęt poddany tak szczegółowej inwentaryzacji może być ewidencjonowany przez poszczególne grupy użytkowników w zależności od potrzeb, np. przez lekarzy, specjalistów, salowe czy pielęgniarki. Dlatego inwentaryzacja sprzętu medycznego przy użyciu RFID ma takie znaczenie. Przypisanie aparatury do konkretnego użytkownika jest rejestrowane za pomocą czytnika RFID oraz karty zbliżeniowej identyfikującej daną osobę.
Przeprowadzone prace przyniosły zamierzony efekt – sprzęt medyczny wprowadzony do ewidencji majątku Szybka Inwentaryzacja jest łatwy do zidentyfikowania, a bazę zasobów stale można rozszerzać w prosty sposób.

Korzyści z wdrożonego oprogramowania do ewidencji majątku szpitali:

• raportowanie stanów magazynowych według lokalizacji,
• szybkie i łatwe odnalezienie potrzebnego sprzętu medycznego w poszczególnych salach, pokojach czy oddziałach,
• ewidencja kosztów eksploatacji aparatury,
• monitorowanie terminów przeglądów technicznych, kalibracji czy gwarancji
• kontrola nad zasobami przez administrację,
• efektywniejsze wykorzystanie aparatury medycznej,
• szczegółowy wydruk różnic inwentarzowych
• dokładną wycenę majątku szpitala

Istnieje możliwość dalszej rozbudowy systemu poprzez zamontowanie w przejściach bramek RFID, kontrolujących przepływ osób i sprzętu pomiędzy oddziałami, a także opuszczających daną placówkę medyczną.