Inwentaryzacja środków trwałych to proces rozpoczynający się od oznaczenia majątku np. kodem kreskowym lub chipem RFID, a kończący uzyskaniem gotowego spisu z natury i arkuszy różnic inwentaryzacyjnych.

Brzmi nieskomplikowanie, ale bez odpowiedniego przygotowania i zaplanowania wszystkich etapów inwentaryzacji, proces ten potrafi przysporzyć wielu trudności.

Każdą inwentaryzację warto zacząć od oznaczenia całego swojego majątku etykietami inwentaryzacyjnymi. Pewnie nie chcesz co roku tracić czasu na powtarzanie tych samych czynności, a właśnie na to narażasz się znakując przedmioty nietrwałymi etykietami. Konieczne jest dobranie dopasowanych i sprawdzonych w praktyce etykiet samoprzylepnych wraz z pasującą drukarką kodów kreskowych.

Jak dobrać trwałe etykiety inwentaryzacyjne?

Trwałość oraz odporność na promienie słoneczne i środki czyszczące to najważniejsze cechy dobrej etykiety. Specjalistyczny tusz drukujący powinien głęboko wniknąć w materiał i pozostawać czytelny przez długie lata.

Jeżeli źle dobierzesz etykietę, to albo szybko wyblaknie na słońcu albo sprzątaczka zmyje ją podczas kolejnych porządków. Zapomnij o etykietach papierowych oraz laserowej drukarce.

Nasze doświadczenia przy dobieraniu etykiet i sposobu zadruku spisaliśmy w specjalnym poradniku, który możesz bezpłatnie pobrać wraz z wersją demonstracyjną programu Szybka Inwentaryzacja.

Etykiety inwentaryzacyjne mogą mieć różne rozmiary, dobrane w zależności od gabarytów oznaczanego wyposażenia. Pamiętaj, że mniejszą etykietę łatwiej nakleić, ale trudniej ją potem odszukać i namierzyć kod kreskowy skanerem.

Jeżeli Twój majątek jest narażony na ciężkie warunki eksploatacji, np. w zakładzie przemysłowym, pomyśl o dodatkowym zabezpieczeniu swoich etykiet naklejając na nie przeźroczyste etykiety zabezpieczające.

Etykiety zabezpieczające chronią kod kreskowy i znacznie podnoszą trwałość i odporność na zadrapania i ścieranie.

Jaka drukarka etykiet inwentaryzacyjnych zapewni największą trwałość zadruku?

Drukarka termo-transferowa zapewni Twoim etykietom odpowiednią trwałość wtapiając czarny barwnik zawarty w żywicznej kalce barwiącej w foliowe podłoże etykiety. Tak zadrukowana etykieta inwentaryzacyjna przetrwa dziesiątki lat, a tusz pozostanie w pełni czytelny.

Do wydruku etykiet inwentaryzacyjnych rekomendujemy sprawdzoną w setkach instalacji drukarkę kodów kreskowych Citizen CL-S621. Model ten cechuje wysoki współczynnik jakości do ceny.

Inwentaryzacja bezprzewodowym czytnikiem kodów kreskowych

Posiadając czytnik, inwentaryzacja (spis z natury) sprowadza się do skanowania etykiet z kodem kreskowym za pomocą laptopa z podłączonym bezprzewodowym skanerem kodów kreskowych. Jest to rozwiązanie najtańsze, a zarazem niepozbawione plusów:

• łatwo dopiszesz nowe pozycje inwentarzowe znalezione podczas spisu z natury,
• będziesz mieć dostęp do podglądu i możliwość aktualizacji kartotek inwentarzowych,
• sprawdzisz poprzednie lokalizacje i osoby odpowiedzialne za dany sprzęt,
• dodrukujesz brakujące etykiety inwentaryzacyjne.

Inwentaryzacja czytnikiem mobilnym kodów kreskowych

Inwentaryzator – terminal mobilny – to przenośny komputer wyposażony w skaner kodów kreskowych.

To niewiele droższe od skanera urządzenie gwarantuje dużą oszczędność czasu i zwiększa wygodę pracy. Jeżeli nie jesteś mocno ograniczony budżetem, to właśnie mobilny inwentaryzator stanowi najbardziej optymalny zakup, który będzie procentować przy każdej inwentaryzacji przez wiele lat.

Inwentaryzator, czyli inaczej kolektor danych, wraz z przygotowanym przez PWSK specjalnym oprogramowaniem Mobilny Inwentaryzator przeprowadza inwentaryzację kodem kreskowym, rejestrując w zależności od Twoich potrzeb:

• skanowany środek trwały, wyposażenie lub towar handlowy,
• miejsce jego użytkowania,
• użytkownika lub osobę za niego odpowiedzialną.

Wyniki inwentaryzacji kodem kreskowym przesłane zostaną do zainstalowanego na komputerze programu Szybka Inwentaryzacja.

Szybka Inwentaryzacja z kolei wygeneruje następujące raporty:

• wydruk różnic inwentaryzacyjnych,
• wydruk stanów po inwentaryzacji,
• zestawienie osób odpowiedzialnych,
• zestawienie aktualnych lokalizacji środków trwałych.

Będziesz mógł je także zapisać jednym klikięciem do arkusza Excel lub do pliku tekstowego CSV, a  następne przenieść do swojego programu księgowego lub ERP.